FAX・電話受発注をMagentoでデジタル化！BtoB EC構築ガイド

はじめに

デジタル化が叫ばれる現代においても、製造業や卸売業の現場では「FAX」や「電話」による受発注業務が根強く残っています。長年培われてきた商習慣とはいえ、紙の伝票をシステムに手入力し、電話で在庫状況や納期を回答するアナログな業務フローは、企業の成長を阻害する大きなボトルネックになりつつあります。

本記事では、レガシーな受発注業務が抱える課題を浮き彫りにし、複雑なBtoB（企業間取引）要件をクリアするための最適解である「Magento（Adobe Commerce）」を活用したECサイト構築のステップと成功の秘訣を解説します。

1. FAX・電話によるBtoB受発注が抱える3つの課題

従来のアナログな受発注フローは、現場の担当者に過度な負担を強いるだけでなく、企業全体の生産性低下を引き起こします。

1-1. 手入力による「ヒューマンエラー」と確認作業の膨大化

FAXの文字が潰れて読み取れない、電話での聞き間違い（「言った・言わない」のトラブル）など、アナログ対応には常にヒューマンエラーのリスクが伴います。受注内容を基幹システムへ手作業で二重入力する手間や、ミスが起きた際の返品・交換対応など、目に見えない「確認・修正コスト」が企業の利益を圧迫しています。

1-2. 担当者の記憶やスキルに依存する「属人化」

「A社には特別にこの掛け率で対応している」「B社の担当者はいつもこの部品をセットで頼む」といった顧客ごとの特例ルールが、ベテラン営業担当者や事務員の頭の中にしか存在しないケースは少なくありません。担当者の退職や休職が即座に業務の停滞に直結する「属人化」は、事業継続の観点から非常に危険です。

1-3. 営業時間（9時〜17時）に縛られる「機会損失」

FAXや電話による受注は、基本的に自社の営業時間内にしか対応できません。しかし、取引先もまた自社の業務の合間を縫って発注作業を行っています。夜間や休日に発注を行いたい、あるいは在庫状況だけでも即座に確認したいという現代のバイヤーのニーズに応えられないことは、競合他社への乗り換え（機会損失）を招く原因となります。

2. なぜBtoB ECの構築に「Magento（Adobe Commerce）」が最適なのか？

受発注のデジタル化（Web受発注システムへの移行）を検討する際、多くの企業が直面するのが「プラットフォーム選びの失敗」です。

2-1. 一般的なカートシステム（BtoC向け）では企業間取引に対応できない理由

世の中に普及している多くのECカート（Shopifyの通常プランや国内の安価なASPカート）は、基本的に「BtoC（一般消費者向け）」に設計されています。そのため、BtoB特有の「企業ごとの価格設定」「掛け売り（請求書払い）」「複雑な見積もりフロー」を実現しようとすると、無理なカスタマイズが必要になり、結果的に開発費用が膨れ上がるか、プロジェクト自体が頓挫してしまいます。

2-2. Magentoが標準搭載するBtoB特化の強力な機能群

エンタープライズ向けECプラットフォームである「Magento（Adobe Commerce）」は、高度なBtoB要件を標準機能または拡張機能でカバーできる数少ないシステムです。

• 顧客（企業）ごとの個別価格・カタログ表示設定：取引先ごとに異なる掛け率（割引率）を適用し、ログインしたユーザーにだけ専用の価格や商品カタログを表示させることが可能です。
• 企業内の組織階層に合わせた「権限設定」と「承認ワークフロー」：発注企業の「担当者」がカートに入れた注文を、「上長」がシステム上で承認して初めて受注となるワークフローを柔軟に構築できます。
• BtoB特有の商習慣に対応する「見積もり（Quote）機能」：カート内の商品に対して、顧客がオンラインで見積もりを依頼し、運営側が価格を調整して提示し直すオンライン価格交渉プロセスが完結します。
• 品番入力やCSV一括登録による「クイックオーダー」機能：何十種類もの部品を定期発注するバイヤーのため、SKU（品番）の直接入力やCSVファイルのアップロードだけで瞬時にカートへ商品を追加できる機能が備わっています。

3. アナログからデジタルへ！Magento BtoB EC構築の5ステップ

実際にMagentoを活用してBtoB ECを立ち上げるための具体的なステップを解説します。

【ステップ1】現状の業務フローの棚卸しと要件定義

まずは、現在のFAXや電話での受発注業務をすべて洗い出します。どの取引先にどのような特別ルールがあるのか、決済方法はどうなっているのかを整理し、EC化する範囲と例外として残す範囲を明確に定義します。

【ステップ2】既存の基幹システム（ERP・在庫管理）との連携設計

BtoB ECの成功は「基幹システムとの連携」にかかっています。MagentoはAPIが非常に強力であり、社内のERP（統合基幹業務システム）や在庫管理、販売管理システムとシームレスにデータ連携を行うための設計を進めます。

【ステップ3】UI/UX設計とプロトタイプ構築

一般消費者向けの華美なデザインよりも、BtoBでは「目的の商品にいかに早く辿り着き、迷わず発注できるか」という機能的なUI/UXが求められます。プロトタイプを作成し、実際の業務に耐えうるか検証を行います。

【ステップ4】取引先への周知・マニュアル作成（オンボーディング）

システムが完成しても、使ってもらえなければ意味がありません。取引先に対して、ECサイト経由での発注手順をまとめた分かりやすいマニュアルを展開し、移行を促すためのキャンペーン（EC限定割引など）を企画します。

【ステップ5】本番稼働と利用データに基づく継続的改善

スモールスタートで一部の取引先から運用を開始し、問い合わせ内容やアクセスログを分析します。Magentoの柔軟性を活かし、現場のフィードバックを取り入れながら継続的にシステムを改修・成長させていきます。

4. 導入を成功に導くための「よくある壁」と解決策

システム導入時には、技術面以上に「人・組織の壁」が立ちはだかります。

4-1. 「これまでのやり方を変えたくない」取引先へのアプローチ

「FAXの方が楽だ」と主張する取引先には、EC化による相手側のメリット（24時間いつでも発注できる、過去の注文履歴からワンクリックで再発注できる、現在の在庫がリアルタイムで分かるなど）を丁寧に説明することが重要です。一定期間は並行運用を行い、徐々に移行を促します。

4-2. 社内の営業担当者の反発（「自分の仕事が奪われる」）を防ぐ社内共有

「ECができると営業の仕事がなくなる」という誤解を解く必要があります。受発注という「作業」をシステムに任せることで、営業担当者は本来注力すべき「新商品の提案」や「顧客の課題解決に向けたコンサルティング」という付加価値の高い業務に専念できるようになることを、経営層からしっかり伝えるべきです。

4-3. 運用・保守に強いMagento専門開発ベンダーを選ぶ重要性

Magentoは非常に多機能で拡張性が高い反面、独自のアーキテクチャに対する深い専門知識が求められます。BtoCのECサイトしか構築経験のないベンダーに依頼すると、BtoB特有の業務要件をシステムに落とし込めず失敗するリスクが高まります。BtoB領域の商習慣を理解し、Magento開発に特化したプロフェッショナルなベンダーをパートナーに選ぶことが不可欠です。

おわりに

FAXや電話による受発注業務からの脱却は、単なる「コスト削減」や「業務効率化」にとどまりません。蓄積された顧客の購買データを分析し、最適なタイミングで最適な提案を行う「攻めの営業」への第一歩です。

自社の複雑な要件に限界を感じている方は、BtoB ECの最適解であるMagento（Adobe Commerce）の導入をぜひご検討ください。株式会社ACROVEでは、Magento専門家集団として、貴社の業務フローに合わせた最適なECソリューションをご提案いたします。